Rendszerezés asztalunkon


Mielőtt nekifognánk a megmaradt iratok rendszerezéséhez, gondoljuk át, hogy milyen stílus és színvilág áll közel hozzánk és döntsük el, hogy milyen irattároló családot fogunk használni íróasztalunkon. Fontos, hogy asztalunk egységes képet mutasson!

 

Hasznos tipp

Nem kell, hogy unalmas legyen az asztala! Az Esselte kínálatában szereplő műanyag és fém irattároló családok (Allura, Plus, Intego, Mesh) kifinomult formatervezésüknek, valamint sokoldalúságuknak köszönhetően egyszerre varázsolnak rendet és kölcsönöznek egyedi hangulatot asztalának.

 

A rendszerezés lényege, hogy minden iratnak, eszköznek meg legyen a maga helye az íróasztalon:

- A napi iratok rendszerezésére használjunk irattálcát vagy fiókos irattárolót. Osztályozzuk az iratokat – pl„Intézendő”, „Elintézett”, „Bejövő”, „Sürgős” stb. - és „könyveljük le” őket a megfelelő irattálcába vagy fiókba. Használhatunk másféle csoportosítást is: pl. „Számlák”, „Rendelések”, „Kiszállítások” – mindenkinek saját magának kell felmérnie, hogy milyen csoportosítást érdemes használnia.

Ha ezzel készen vagyunk, akkor már túl vagyunk a probléma megoldásának a nehezén. Most már biztosak lehetünk abban, hogy a fontos iratok nem fognak elkallódni vagy tétlenül heverni asztalunkon a többi – kevésbé fontos papír között.

Hasznos tipp

A Leitz Plus irattálcák hasznos segítséget nyújthatnak az iratok rendszerezésében. A különböző méretű és kapacitású tálcákat önállóan, vagy egymásra helyezve, pontosan egymásra építve vagy lépcsőzetesen is rögzíthetjük. Ha a szokásosnál több dokumentumot szeretnénk az irattálcában tárolni, akkor sincs gond, hiszen az irattálca magasítóval tovább növelhető az irattálcák kapacitása.
Ha különlegesen nagy méretű irattálcára van szüksége, akkor válassza a Sorty speciális irattálcákat!

 

- Dokumentumokat, számlákat és hasonló iratokat, melyek hosszabb ideig futó projekthez, összetettebb feladatokhoz tartoznak, rendszerezhetjük függőmappa-tartó segítségével . A függőmappa-tartó előnye, hogy kis helyet foglal, és mégis sokoldalú rendszerezési megoldást kínál – minden egyes függőmappa egy új projektet, kategóriát jelölhet. A függőmappák több színben léteznek, így a rendszerezést és a megfelelő irat előkeresését tovább segítheti, ha az azonos témához tartozó dokumentumokat azonos színű mappákban tároljuk.

- A gyakran forgatott katalógusokat, füzeteket helyezzük iratpapucsokba.

- Az írószerek tárolására szükségünk lesz egy tolltartóra vagy írószertartóra (utóbbi írószerek mellett alkalmas CD-k, névjegykártyák, valamint mobiltelefon tárolására is)

- A papírhulladéknak helyezzünk az asztal mellé egy papírkosarat.

Ha kialakítottuk egy rendszert, fontos, hogy ezt be is tartsuk!

 

Egyéb tárgyak az íróasztalon

A munkához kapcsolódó iratokon kívül az asztalon helyet kaphatnak még egyéb a munkához szükséges eszközök: tűzőgép, számológép, névjegykártyatartó stb, de amit nem használunk napi rendszerességgel, annak inkább a fiókban a helye. Egy-két személyes tárgy - családi fénykép vagy egy szobanövény szép kiegészítői lehetnek az íróasztalnak, és nyugodtabb légkört varázsolnak munkahelyére.

Munkahely tisztán tartása

Valamennyi eszköz, berendezés karbantartásáról, takarításáról gondoskodni kell, amely nem csupán a takarítónő feladata.